L’accueil téléphonique renvoie une image très précise de l’entreprise. Cette image peut être positive ou négative, selon le ressenti du client ou du prospect durant l’appel. Afin de garder une relation toujours positive avec sa clientèle, chaque société se doit de disposer une excellente gestion de ses appels téléphoniques. Opter pour l’externalisation de la permanence téléphonique est une bonne manière d’y parvenir. Mais quels sont plus précisément les avantages de confier la gestion de son accueil téléphonique à un prestataire externe.

Pourquoi choisir d’externaliser sa permanence téléphonique ?

Le secrétariat externalisé est une solution judicieuse pour les entreprises. En effet, l’externalisation du secrétariat téléphonique permet de réduire de manière drastique les coûts liés au traitement des appels. Quel que soit le secteur d’activité dans lequel évolue la société, la sous-traitance de ses opérations téléphoniques se révèle toujours rentable.

Une permanence téléphonique externalisée pour une meilleure image de l’entreprise

L’accueil téléphonique véhicule l’image et la crédibilité de l’entreprise face aux clients et prospects, mais également, à ses divers partenaires et fournisseurs. Bien qu’il soit tout à fait possible de gérer une plateforme téléphonique au niveau interne de l’entreprise, la confier à un prestataire spécialisé permet de bénéficier d’une meilleure qualité de service. En effet, le traitement des appels téléphoniques nécessite plusieurs compétences. En choisissant d’externaliser sa permanence téléphonique, la société bénéficiera de l’expertise de la plateforme du secrétariat. Cette dernière, bien formée au domaine, elle est non seulement en mesure d’assurer un accueil téléphonique permanent et de qualité mais aussi de s’investir son temps et son talent au bon traitement des appels.

Se concentrer sur son cœur de métier en optant pour le secrétariat à distance

L’externalisation est une solution efficace qui permet à une entreprise de se focaliser sur son cœur de métier en confiant les tâches chronophages à un prestataire externe. Ainsi, en choisissant une permanence téléphonique à distance, la société permet à ses collaborateurs en interne de s’atteler aux activités essentielles à son développement. En effet, il faut savoir que la gestion des appels entrants ou de l’accueil téléphonique demande beaucoup de temps. D’ailleurs, cela contraint l’assistant en interne à s’interrompre fréquemment, ce qui a un impact négatif sur sa productivité. Grâce à l’externalisation des communications entrantes, les assistants peuvent se focaliser et achever en toute tranquillité leurs tâches demandées.

Le secrétariat à distance devient de nos jours un soutien indispensable pour les petites entreprises et professions libérales ou toute autre structure cherchant des prestations ponctuelles, qui conjuguent une quantité variable de missions en toute rigueur. En particulier le télésecrétariat médical est un service en pleine expansion ces dernières années. En effet, la télésecrétaire gère à distance le secrétariat d’une personne indépendante à l’instar d’un standardiste. En plus d’organiser l’accueil téléphonique médical ses fonctions s’étendent aussi à la gestion d’un ou des cabinets médicaux.

Le secrétariat externalisé : une valeur ajoutée aux professionnels de santé

Le téléphone est très souvent le premier contact qu’un patient ou un futur patient a avec un cabinet de médecin généraliste ou spécialiste. Tout praticien aura besoin d’un temps précieux pour s’occuper de ses patients et leur fournir les soins nécessaires. Compte tenu de l’importance de ses tâches, le médecin fait souvent appel à une permanence téléphonique médicale qui sera en mesure d’assurer la gestion de son cabinet et de maintenir une belle image de son cabinet et en général de la pratique libérale.

Afin de ne plus perdre d’appels et d’avoir un agenda médical bien organisé, les professionnels de santé embauchent une secrétaire, ou externalisent toutes ces tâches administratives à une plateforme de secrétariat téléphonique. Outre le fait de libérer du temps aux praticiens, notamment les généralistes, le télésecrétariat médical est un très bon moyen de fidéliser la patientèle. Sachant que la santé et le bien-être des patients incombent aux professionnels dans le domaine médical et paramédical, ceux-là se doivent alors d’être efficaces, performants et rapides pour garantir un service optimal.

Une formule idéale pour améliorer votre image

Véritable carte de visite de l’entreprise, un bon accueil téléphonique externalisé est le gage d’une bonne organisation au sein d’un cabinet médical, hôpital, clinique, maison de santé…

Il est dès lors important de privilégier l’alternative de l’externalisation du secrétariat téléphonique médical à distance puisqu’elle facilite le quotidien des professionnels de santé, réduit le stress et leur permet de se concentrer plus sur l’exercice du métier.

En confiant la gestion de vos appels téléphoniques à des experts, vous serez en mesure de laisser un message à votre collaborateur, d’identifier la raison des appels, de transférer les appels, de fournir un accueil personnalisé, de renseigner les correspondants et de gérer les agendas.

Gestion des appels dans le respect des consignes

Via une interface de gestion des appels, la télésecrétaire médicale est en mesure de gérer l’ensemble des appels d’un médecin dans le respect de ses consignes de la phase d’accueil, prise de message et de rendez-vous, transmission directe, reconnaissance des clients importants, reconnaissance des noms etc. Outre le fait de garantir à votre cabinet un accueil de qualité, les pionniers de la permanence téléphonique sont en enclins à répondre à vos appels en moins de quelques sonneries.